4.4 Trigger på dato

På en liste kan man oprette custom dato felter - kaldet en brugerdato.

OBS: Heyloyalty gennemgår alle konti en gang i timen, for om der skal sendes e-mails afsted på baggrund af brugerdato. Heyloyalty starter med at gennemgå alle konti kl. hel. Altså 14.00, 15.00 osv. Da der er mange konti knyttet til Heyloyalty, kan der gå et stykke tid, før Heyloyalty når til din konto. Det vil sige, at der kan gå et stykke tid fra kl. hel, før en mail bliver sendt afsted på baggrund af brugerdato.

Brugerdatoer og autorespondere

En autorespondere kan sættes til at trigge på et en dato i et brugerdato felt. Den kan sættes til at udsende:

• Før datoen i feltet
• På datoen i feltet
• Efter datoen i feltet

Heyloyalty systemet har faste dato felter som bl.a.:

• Fødselsdato
• Oprettelsesdato

Man kan selv oprette andre typer af dato felter, eksempelvis :

• Sidste login dato
• Påmindelses tidspunkt
• Sidste indbetaling
• Medlemsskab udløb

Et typisk eksempel:

Denne autoresponder vil sende en mail to dato før datoen i feltet Boligfremvisning.

I praksis gør autoresponderen det, at den hver dag tjekker, om betingelserne præcist er opfyldt i dag.

Mail vil kun blive sendt, hvis datoen findes i feltet præcist den dag, hvor betingelsen er opfyldt (her 2 dage før). Bliver datoen først skrevet ind senere (f.eks. først én dag før aftalen), så bliver der aldrig trigget.

En anden måde at fungerer på kunne være, at HL udregnede udsendelses tidspunkt når en dato blev ændret og så lagde mailen i kø. Så ville man dog risikere, at der sendes mails, som ikke længere er aktuelle. F.eks. en mail som "Du har ikke handlet de sidste 30 dag" - selv om medlemmet handlede igen dagen før.

Gentagende dato

Hvis du ønsker at markere en mærkedag (som ikke er en fødselsdag), så kan du bruge vores "gentagende dato" trigger. Den fungerer i essensen på samme måde som en brugerdato, men er ikke specifik i forhold til årstallet. 
Hvis du eksempelvis ønsker at fejre medlemmets oprettelsesdato hvert år, så kan du bruge denne trigger til dette. 

Du kan naturligvis gøre dette for alle datofelter på din liste. Nedenfor kan du se et eksempel herpå:

 

Egne brugerdato felter har ikke klokkeslæt

Man skal være opmærksom på, at de brugerdato felter man selv opretter kun har en dato - den indeholder ikke et klokkeslæt. Fødselsdato er også kun en dato.

Tidspunkt regnes derfor teknisk som kl. 00:00. Så "20-08-2017" svarer reelt til "20-08-2017 kl. 00:00".

Timer før/efter skal normalt ikke anvendes

Ved en brugerdato kan man vælge timer før/efter.
Vælger man, at udsendelse skal ske 2 timer efter en egen brugerdato, så vil det altid resultere i udsendelse kl. 02 om natten (da brugerdato jo regnes som kl. 00:00).

Brug af timer før/efter vil derfor først være relevant, når HL bliver udvidet med nye typer af dato+klokkeslet felter.

Derfor bør men til egne dato felter ikke bruge timer. I stedet kan man anvende dage før/efter samt spærretid. En spærretid vil sikre, at mails altid udsendes på den rette dato og på det tidspunkt hvor spærretiden ophører.
Dette vil også normalt fungere langt bedre i praksis.

Et eksempel kan være en mail/SMS, der ønskes sendt nogle timer efter tilmelding. Er der f.eks. et medlem der tilmelder sig kl. 22, lige før sengetid, så bør der nok ikke trigges en mail/SMS midt om natten. Her er de normalt bedre, at udsendelse altid sker den følgende dag på et fastsat tidspunkt (uanset klokkeslet for tilmelding).

Ved fødselsdato bør man også anvende enten Straks eller dage før/efter (og sætte spærretid).

 

Udsendelse straks

Når der er valgt udsendelse Straks, så vil der blive udsendt på præcist den dato som står i feltet.
Udsendelse sker på det første tidspunkt på døgnet, der er udenfor spærretid.

Eksempel:

Med denne spærretid vil en autoresponder på et custom dato felt altid medføre, at mail udsendes kl. 10:30.

Eneste undtagelse er hvis dags dato først skrives til feltet, når spærretiden er begyndt. Så sendes der først den følgende dag.

Eksempel på en fødselsdags-trigger:

• Det er i dag d. 20-10-2017.
• Autoresponder er sat til at trigge præcist på fødselsdato og udsende straks.
• Dato feltet er tomt eller har en anden dato (f.eks. d. 1/1).
• Kl. 23:22 skrives datoen "10-10-2017" til feltet.
• Dette trigger men mail udsendes grundet spærretid først den følgende dag kl. 10:30 (når spærretiden er sat som vist ovenfor).

 

Udsendelse før/efter

Ved en egen brugerdato kan du vælge Dage, Uger, Måneder før eller efter.

Her skal du selv vurdere, hvornår det vil give mening, at trigge på en bestemt dato.

Eksempel:

En autoresponder, der skal udsende 7 dage efter en dato, gør reelt dette:

1. Lad os sige, at dagen i dag er d. 27/5.
2. Autoresponder trækker 7 dage fra dagen i dag = d. 20/5.
3. Autoresponder tjekker feltet på alle medlemmer.
4. Medlemmer der har datoen d. 20/5 trigger i dag.

 

Udsend efter en dato

Du kan vælge, at der skal trigges et antal dage EFTER en dato i et felt.

Lad os sige, at hvert medlem har et felt med "Sidste købs dato".
Her kan man lave en autoresponder, der trigger 14 dage efter denne dato. Den kan sende en opfordring til at handle igen: "Det er nu 14 dage siden du handlede sidst".

Lad os sige, at en kunde handler d. 10/6 og den dato skrives i feltet samme dag.

Når datoen bliver d. 24/6, så vil betingelse være opfyldt og der vil blive trigget.

Der bliver dog ikke sendt en mail d. 24/6 hvis:

• Medlemmet handler i mellemtiden - så er det den nye dato der trigges ud fra. Et medlem der handler hver uge vil altså aldrig få denne mail.
• Medlemmet bliver afmeldt i mellemtiden.

Lad os så sige, at en anden kunde også har handlet d. 10/6 men dato skrives først ind i feltet d. 25/9 (lang tid efter).
Så vil der ikke blive trigget en mail. Systemet kan ikke sende en mail bagud i tiden. Desuden vil mail teksten ikke længere give mening.

 

Når du aktiverer - Medlemmer der ikke får autoresponder mailen

Når du aktiverer en autoresponder, så kan der måske være medlemmer, der har en dato, der er længere tilbage i tiden end det valgte tidsrum efter.

Eksempel:

• Der skal sendes en mail 14 dage efter "Sidste login dato".
• En medlem har en dato der er for 3 uger siden.

Disse medlemmer vil aldrig få autoresponder mailen - med mindre de senere får en ny dato.

Man kan evt. vælge at sende disse medlemmer en kampagne mail samlet. I kampagne opsætningen kan man segmentere dem sådan:

Dato skal her det valgte tidsrum (her 14 dage) før den dato, hvor du aktiverede autoresponderen.

I praksis vil man nok lave forskellige kampagner til et mere præcist segment, f.eks. dem der handlede for 2-6 uger siden, dem der handlede for 7 uger til 3 måneder siden o.s.v.

Når man har udsendt disse kampagner, så ved man, at alle har fået mail og at alle i fremtiden vil få en mail 14 dage efter deres sidste køb.

Betingelser skal være opfyldt på udsendelses dato

Eksempel:

Autoresponder skal sende en mail 7 dage EFTER Sidste-Logindato og spærretid er sat til 20:00-10:30.
Lad os sige, at Sidste-Logindato er d. 14/2.
Mail vil altså blive sendt d. 21/2 kl. 10:30.

Men hvis brugeren logger ind d. 21/2 kl. 09:14 og feltet straks opdateres med det, så sendes der ingen mail d. 21/2. Der vil der først kunne trigges d. 27/2 kl. 10:30.

 

Send før en dato

Hvis du har et felt med en fremtidig dato, så kan du få autoresponder til at sende en mail eller SMS før den dato.

Med andre ord, der trigges kun præcist den ene dag, hvor det valgte tidsrum er præcist er før datoen i det valgte felt.

Eksempel 1:

Du har et felt med Abonnement Slut Dato.

Du kan lave en autoresponder, der sender en mail 1 måned før denne dato: "Dit abonnement ophører om én måned".

Et medlem der i Abonnement Slut Dato har d. 20/2 vil trigge d. 20/1 og dermed få mailen 1 måned før.

Et andet medlem får et medlem et kort abonnement, der udløber om 14 dage. Dette medlem vil aldrig blive trigget. Godt det samme, da mail teksten jo ikke vil passe.

 

Dem der ikke får mailen

Når du aktiverer en autoresponder, så vil den IKKE sende til de medlemmer, hvor udsendelses tidspunktet allerede er passeret.

I eksemplet ovenfor det være dem, hvis abonnement slutter om mindre end én måned.

Når du aktiverer en autoresponder som denne, så kan du overveje, om du hurtigt vil sende en kampagne til alle de medlemmer, hvis abonnement udløber mindre end én måned - altså dem der ikke vil blive fanget af autoresponderen.

Til dem kan du oprette en kampagne og segmentere på datoen. Mail kan have en generel tekst som "Dit abonnement udløber snart"

Medlemmer hvis abonnement allerede er ophørt, vil heller ikke blive trigget. Vil man sende til tidligere abonnementer, så kan man enten:

• Sende en kampagne hvor man segmenterer på, at slut dato er i fortiden.
• Lave autorespondere, der sender f.eks. 14 dage, 2 måned og 4 måneder EFTER dato'en.

 

Dato skal findes i feltet den dag betingelserne er opfyldt

Husk, at det ikke giver mening, at forsøge at sende FØR en dato - hvis man ved, at den dato altid først kommer ind i feltet efter det tidspunkt, hvor mailen skal sendes.

Eksempel:

Har du en "Sidste købs dato" og laver en autoresponder, der skal sende 2 uger FØR datoen, så vil den sikker aldrig trigge.
En sidste-købs-dato vil jo nok altid først komme i feltet, når et køb ER gennemført.
Den dag købet sker, kan der logisk nok ikke blive sendt en mail for 2 uger siden - det ville kræve en tidsmaskine ("Vi ved, at du vil handle om 14 dage...").

Derimod giver det mening, at der skal udsendes 2 uger EFTER sidste købsdato.

Man skal altså selv sikre, at den autoresponder man sætter op logisk vil give mening og vil fungerer i alle normale tilfælde.

 

 

 

Flere autorespondere på den samme dato

Man kan fint have flere autorespondere til det samme dato felt.

Eksempelvis kan man oprette forskellige autorespondere der sender:

• Mail 2 dage efter Sidste-købsdato
• Mail 14 dage efter Sidste-købsdato
• Mail 1 måned efter Sidste-købsdato
• Mail 2 måneder efter Sidste-købsdato
• Mail 5 måneder efter Sidste-købsdato
• SMS 6 måneder efter Sidste-købsdato

Hver enkelt kan så sende en besked med en passende tekst, link til rating side e.l.