3.3 Importer medlemmer

Det er muligt at importere medlemmer til din liste. Denne guide indeholder: Sådan importerer du medlemmer, importside, import fra regneark/.csv, .csv-fil regler, importside, send eventuelle fejl i importfil til, vælg delimiter, match felterefter import og API import. 

Sådan importerer du medlemmer

Du importerer medlemmer ved at gå til ’listeoversigt’, hvor du derefter klikker på ’se medlemmer’ (ved den liste, du ønsker at importere medlemmer til) under ’kontrolpanel’.

Derefter kommer du ind på siden ’medlemsoversigt for listen: (navn på listen)’, her trykker du på knappen ’import/eksport’ og vælger ’import’.

Så kommer du ind på siden ’importer medlemmer

Importside

Øverst kan man vælge mellem fire forskellige import typer:

1: Opret medlemmer (hed tidligere: importerer ikke dubletter)

Denne funktion opretter kun nye medlemmer. Medlemmer der findes i forvejen opdateres ikke.

2: Opret medlemmer uden kontrol (hed tidligere: Importer med dubletter)
Bemærk: Denne funktion er IKKE tilgængelig, hvis dubletter ikke er tilladt på listen.

HL kontrollerer ikke, om e-mail, mobil nummer eller andet i forvejen findes på listen.
Importerer du de samme medlemmer flere gange, så bliver der oprettet en ny dublet HVER gang.

Advarsel: Vi anbefaler, at du benytter en af de andre import muligheder, da der her er ekstra stor risiko for at oprette dubletter. Ved de andre er der dublet kontrol på [Felt der identificerer medlem].

Anvendelse: Kan anvendes til rå import af helt nye medlemmer, hvor du forinden har 100% sikret, at e-mail, mobil og andre data der bør være unikke, kun findes på ét medlem blandt ALLE medlemmer - dem i importfilen og dem på listen samlet.

3: Opdater eller opret (hed tidligere: Opdater)>
Denne funktion opdaterer eksisterende medlemmer og opretter nye.

Anvender du eksempelvis e-mail til at identificere medlemmer, så vil der for hvert import medlem ske dette:

  • Hvis e-mail adresse findes på listen i forvejen: Medlem bliver opdateret med import data.
  • Hvis e-mail adresse ikke findes på listen: Nyt medlem oprettes med import data.

Det kontrolleres IKKE, om de øvrige data findes på et andet medlem (f.eks. mobil nummer).

4: Opdater eksisterende
Denne funktion opdaterer kun de eksisterende medlemmer på listen med de valgte data.

Der oprettes ikke medlemmer fra CSV fil, hvis de ikke findes på listen i forvejen.

 

Generelt for alle fire valgmuligheder

Man skal til højre vælge det felt, der kan identificere hvert medlem - f.eks. E-mail (bortset fra ved "Opret medlemmer uden kontrol").
Hvert medlem i CSV fil skal have unik data i dette felt. Ellers giver importen en fejl på medlemmet.

Ud fra data i feltet undersøger HL, om den kan finde medlemmet på listen.

Unik data og dublet tjek

Kun det ene felt, der er valgte felt til identifikation af medlem, tjekkes for dubletter i import filen - selvom hverken e-mail eller mobil dubletter er tilladt på listen.
Så hvis du anvender e-mail til at identificere medlem, så kan der godt oprettes/opdateres et mobil nummer, som også findes på et andet medlem. Hvis HL skulle kontrollere for det, så ville det resultere i en langsom import.

Når du laver den fil, der skal importeres, så skal du altså selv sikre, at det ikke vil resultere i dublet data på medlemmer i felter, som skal være unikke.

 

Import fra regneark/.csv

Medlemsoplysningerne skal være i en .csv-fil. De fleste systemer og regneark kan eksportere til csv.

Benytter du et regneark (Excel, Google Spreadsheet, LibreOffice o.l.), skal vil du normalt have en øverste linje med kolonne overskrifter og så hvert medlem nedad.

Nogle datafelter skal indeholde data i et helt specifikt format:

  • Køn
    Feltet skal indeholde: male/female
  • Ja/Nej felt
    Feltet skal indeholde: yes/no.
  • Land
    Du skal bruge en landekode i ISO 31.1 alpha-2 format. Ved Danmark er det: DK
  • Flervalgsfelt / Butik:
    Kan være tom eller indeholde en eller flere af de valgmuligheder, der er oprettet på listen.
    Det skal være helt præcist stavet med store/små bogstaver.
    Er flere muligheder valgt, så skal hver være adskilt af komma eller lodret streg (pipe).
    Man skal naturligvis ikke benytte det samme tegn, som man anvender til Delimiter.

Fra regneark til csv

Regnearket gemmer du som en .csv-fil.

Csv-fil regler

Den fil du laver skal overholde disse regler:

  • Højst 10 MB fil.
    Du kan evt. splitte medlemmerne op i flere separate CSV filer, som du kan importere én af gangen.
    Vær dog opmærksom på, at eventuelle dubletter så ikke bliver fundet på tværs af filerne.
  • UTF-8 format.
    Det er nødvendig, for at få vist nationale karakterer korrekt (som Æ, Ø og Å).

Fjern kolonneoverskrifterne

Hvis din fil har kolonneoverskrifter, så skal du klikke Ja til at fjerne disse inden du importerer.

Du kan se dette nedenfor hvor der vises data på det øverste medlem i import filen.

 

  • Har filen ikke kolonne overskrifter, så vises der data om det øverste medlem i import filen.
  • Har filen kolonne overskrifter, så viser det første medlem navnene på kolonne overskrifterne.
    Du skal så klikke på "Ja". Herefter springer importen den første linje over og vises data for det første rigtige medlem.

 

Glemmer du at fjerne kolonne overskrifter, så vil der enten blive oprettet et fejlagtigt medlem (med kolonne overskift data) eller komme en fejl på dette 'medlem'.

Bemærk: Det kan være en fordel, at vente med at fjerne kolonne overskrifter, indtil du har matchet alle felter nedenfor. 

Send eventuelle fejl i importfil til

I dette felt skriver du den e-mail adresse, hvortil du vil have sendt filen med eventuelt fejl og ikke-importerede medlemmer.

Send velkomst mail ?

Måske har du oprettet en autoresponder, der trigger på Tilmeld, og som sender en velkomst mail/SMS til hvert nyt medlem der oprettes.

Når du anvender en funktion, der kan oprette nye medlemmer på listen, så vises der en mulighed for at vælge, om denne skal trigge eller ej.

  • Du kan aktivere dette når du ønsker, at de nye medlemmer skal have velkomst mail.
  • Hvis du importerer ældre medlemmer fra eget system, så ønsker du måske ikke, at de skal have en velkomst mail.

Denne valg mulighed vises kun, hvis der til listen er en aktiv Tilmeld autoresponder.

Vælg delimiter

En delimiter er et tegn (eksempelvis semi-kolon eller komma), der adskiller de forskellige informationer i din .csv fil. Disse tegn er, hvad der adskille dine data. Eksempel:

Navn;e-mail;telefon
Jens;jens@mail.dk;12345678
Nina;n@mailme.dk;87654321

I dette eksempel kan du se, at det er semi-kolon, der adskiller de forskellige informationer. Det er vigtigt, at du vælger den delimiter, som adskiller informationerne i din fil.

Du har fire valgmuligheder under delimiter. Du kan vælge mellem: Komma, semi-kolon, pipe-tegn og kolon.

Match felter

Du skal nu matche de felter der findes i din import fil med de rette felter på listen. HL kan ikke selv gætte det, da felterne kan have forskellige navne hvert sted.

  • I kolonnen "Medlem" vises data på det første medlem i import filen (eller kolonne overskifter). 

  • I kolonnen Felt vises en dropdown liste med alle de felter, der er oprettet på listen.

Til hvert felt i importfilen skal du vælge det felt på listen, som data ønskes importeret til.

Hvis der er kolonner i import filen, der ikke skal medtages, så vælg "Se bort fra".

Ved "Medlem" kan du få vist data for de første 5 medlemmer på listen, så du kan tjekke at match og data er korrekt.

Når du er færdig, så husk at hvis medlem 1 vises kolonne overskrifter som medlems data, så skal du øverst på siden vælge "Fjern kolonneoverskrifterne fra filen" inden du importerer.

Når alt er klar og ser korrekt ud, så klik på [Importer medlemmer].

Start import 

Når alt er klar og ser korrekt ud, så klik på ’Importer medlemmer’.

Inden du begynder at udsende kampagner til listen skal du sikre, at importen er afsluttet. Du ser, om importen er færdig eller ej ved at vælge ’Lister’ i øverste menu. Så kan du ud for den enkelte liste se, om den er færdig eller ej.

Efter import

Hvis der opstod fejl ved import af ét eller flere medlemmer, får sendes der en import_errors.csv fil (til adressen der blev indtastet ovenfor).

Filen indeholder de medlemmer der ikke blev importeret.

Typiske fejl kan være:

  • En kolonne indeholder data, der ikke passer til den type, som det valgte liste-felt har (f.eks. tekst til et tal felt).
  • Der mangler @ i e-mail adresse
  • Der er et mobilnummer med bogstaver.
  • Der er dubletter i din fil.

Du kan nu afgøre, om disse medlemmer skal tilrettes og evt. forsøges importeret igen.

API import

Via API er det muligt, at importere medlemmer enkeltvis eller bulk. Hermed kan man lave en automatisk løsning, der straks opretter, ændrer eller sletter medlemmer i HL.

At få dette gjort muligt på dit system kræver kodning af en udvikler.
Læs mere her: https://github.com/Heyloyalty/api/wiki/Members

Det vil normalt være en fordel, at man opdaterer hvert medlem enkeltvis, så snart der er en ændring på det medlem. Dermed er data hurtigt opdaterede i HL og man risikerer ikke, at eventuelle følgende ændringer kommer over i forkert rækkefølge.

Api Bulk import
Med Bulk Import kan man oprette/opdatere mange medlemmer samtidig. Dette er hurtigere end at tage hvert medlem enkeltvis.

For at gøre dette skal der genereres en csv fil med medlemmer. Dette svarer til hvad der er beskrevet ovenfor til manuel import.

Land
Ved API import skal man anvende de specielle HL koder for hvert land (Danmark=53).

Man kan lave et API kald der returnerer alle landekoder. Se mere på Github.

Bemærk at du selv skal sikre, at data er 100% i orden. E-mail dubletter vil f.eks. ikke altid blive fanget ved bulk import.

Bemærk:

  • Du skal skal sikre, at data er 100% i orden. E-mail dubletter vil f.eks. ikke altid blive fanget ved bulk import.

  • Starter man en ny import inden den tidligere er afsluttet, så kan man ikke være sikker på rækkefølgen for udførelse (da det kan være forskellige servere, der håndterer hver import).
    Er rækkefølgen vigtig, så 
    er det muligt, at foretage et API kald til listen, for at få svar på, om der er en igangværende import.
Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Have more questions? Submit a request

Comments

Powered by Zendesk