Ved redigering af din liste kan du vælge, om dubletter skal være tilladt. Vi anbefaler kraftigt, at man ikke tillader dubletter. Denne guide indeholder: Problemer med dubletter, dublettjek, find og fjern dubletter manuelt.
Når dubletter ikke er tilladt, kan du eksempelvis ikke oprette en ny bruger med en mail, som en anden bruger allerede benytter. Det er dog ikke altid muligt at forhindre en dublet - med mindre du tager de rette forbehold.
Vælger du at have e-mail dubletter på en liste, så kan dette give nogle problemer, bl.a.:
- Når du sender en kampagne, samler dine e-mails sig i puljer på ca. 250 mails. Én e-mail adresse kan kun være i puljen én gang. Hvis dubletter tilfældigvis havner i samme pulje, så vil der kun blive sendt én mail til adressen. Antallet af mails der bliver sendt, kan derfor være lavere end det antal, der var i segmentet.
- Hvis du bruger e-mail som reference, så vil det være tilfældigt, hvilken af medlemmerne med den e-mail man får fat i. Du kan risikere, at du opdaterer data på det forkerte medlem.
Generelt bør du derfor ikke tillade, at modtagere kan tilmelde sig med en e-mail, der allerede findes på en liste.
Fjern dublet tilladelse
Hvis du har tilladt dubletter på listen, og du så fjerner tilladelsen, så fjerner programmet ikke eventuelle eksisterende dubletter. Systemet ved ikke, hvilke der er de ”rigtige”, og hvilke der bør fjernes. Du bliver altså nødt til at fjerne dubletter manuelt.
HL-systemet tjekker for dubletter i visse tilfælde:
- Når en bruger forsøger at oprette sig på Heyloyalty tilmeldingsformular, får brugeren en besked om at e-mail/mobilnummer allerede eksisterer på listen.
- Når et medlem oprettes via API (Integrationsprogrammet mellem Heyloyalty og din hjemmeside), svarer API’en tilbage med beskeden "member_exists".
Dubletter kan fortsat opstå i visse tilfælde, hvis:
- Kunden opretter sig selv som medlem på enten Heyloyalty eller din hjemmeside, skal API’en håndtere flere kald frem og tilbage fra API’en til din liste. Hvis det samme medlem oprettes i samme øjeblikket, som API’en håndterer kaldene, kan du risikere at der bliver oprettet flere medlemmer inden der kommer et retursvar fra Heyloyalty eller din hjemmeside.
- Dette hører sjældenhederne til, men det kan forekomme, hvis API tillader gentagende kald af samme medlem, uden forsinkelse (delay)
Sørg derfor, at der går mindst et antal sekunder før du evt. forsøger at oprette et medlem igen.
Dubletter kan fortsat opstå i visse tilfælde, hvis:
- Du importerer medlemmer fra en liste, hvor der er dubletter. Systemet kan ikke afgøre, hvilken der er den ”forkerte” dublet og vil derfor oprette alle.
’Ny import funktion’ giver dog forskellige valgmuligheder for, hvordan dubletter skal håndteres.
Dubletter kan fortsat opstå i visse tilfælde, hvis:
- Du flytter/kopierer medlemmer mellem lister. Systemet kan ikke afgøre, hvilken der er den ”korrekte”.
Det kan altså ske, at der alligevel kommer dubletter på en liste – hvis du ikke selv sikrer sig mod dubletter.
Find og fjern dubletter manuelt
HL har ikke en automatisk funktion til at fjerne dubletter, da dette kan være svært at afgøre.
Hvis f.eks. 2 personer er oprettet med samme e-mail eller mobil, hvem skal du så beholde og hvem skal slettes? Hvad der skal ske kan afhænge meget af den enkelte kunde, liste og medlem. I nogle tilfælde skal du måske kontakte medlemmer for at afklare, hvad der er korrekt.
Find dubletter
Du kan eksportere en liste til et excel regneark (læs mere om eksport af medlemmer, her) og på excel regnearket søge / sortere efter dubletter.
Eksporter listen til et excel ark.
På arket tilføjer du en kolonne kaldet ’Dublet’. (Medlemmerne på denne liste er fiktive)
I kolonnen ’Dublet’ indsætter du i række 2 denne formel:
=HVIS(TÆL.HVIS(B2:B104;B2)>1;"Ja";"Nej")
B2 skal være den kolonne der indeholder e-mail.
B2:B104 skal være hele kolonnen med e-mails (her er der altså 104 medlemmer).
B2 er igen kolonnen med e-mails
Denne formel kopierer man hele vejen ned (B2 ændrer sig for hver række).
I kolonnen ’Dublet’ vil du nu se:
"Nej" ved de medlemmer hvor e-mail er unik.
"Ja" ved de medlemmer hvor e-mail findes på et andet medlem.
Herefter kan du først sortere på e-mail
Hvis denne meddelelse dukker op, klikker du ’Sortér’ med ’udvid markeringen’ valgt.
Endvidere sorterer du ”Dubletkolonnen” - så alle dubletter kommer øverst eller nederst.
Du kan nu gennemgå dem med dubletter og afgøre, hvad der skal ske. Tilsvarende kan gøres for f.eks. mobil nummer dubletter.
Skal nogle medlemmer slettes, kan du tilføje en kolonne kaldet ’Skal slettes’, hvor du ved disse medlemmer skriver "Slet". Efterfølgende kan du sortere på kolonnen ’Skal slettes’, så dem med ’Slet’ vises samlet.
Importer til HL og slet
Gør du ovenstående, kan du få dubletterne fjernet i HL på følgende måde:
- I regnearket sletter du alle medlemmer der ikke er markeret med "Slet" - så kun de, der skal fjernes, er tilbage (så du er fri for at importere de medlemmer, der er ok).
- Regnearket eksporterer du til en CSV-fil til import. (læs mere om import fra CSV-fil, her)
- I HL tilføjer du et nyt custom tekst felt til listen kaldet ’Skal slettes’. Læs mere om tilføjelse af felter og flettefelter, her.
- Nu importerer du CSV-filen med de medlemmer, der skal slettes.
- Disse medlemmer får nu i HL feltet ’Skal slettes’ sat til ’Skal slettes’. Derefter tildeler du de resterende felter deres felt. Eksempelvis skal fornavn sætter til fornavn og så fremdeles.
- På listen kan du nu segmentere på [Skal slettes] = ’Slet’. (læs mere om segmentering, her)
- Når du får et segment med disse medlemmer, så kan du slette alle dubletterne på én gang.
Comments